A “war room” é o nome popular para uma sala de situação, um espaço no qual uma equipe de pessoas se reúne para planejar operações complexas, monitorar o progresso de projetos críticos mas, principalmente, para gerenciar e resolver crises.
Enquanto a war room pode ser uma ferramenta valiosa em situações específicas e pontuais, sua utilização frequente pode sinalizar problemas subjacentes na gestão e operação da organização. Idealmente, a war room deve ser usada para gerenciar crises reais e excepcionais, e não como uma solução contínua para problemas recorrentes.
Esse conceito de war room é frequentemente utilizado em empresas, instituições governamentais e organizações militares e tem como características reunir profissionais de vários níveis hierárquicos e perfis técnicos suportados por analistas especialistas, garantindo o entendimento do problema, a autoridade e a capacidade de implementação de soluções.
A war room, normalmente, é formada ad hoc para enfrentar uma crise e permanece em operação até que a crise se considera superada, o que pode levar algumas horas ou dias, e é encerrada. Eventualmente, uma avaliação o esforço é realizado para extrair aprendizados, mas isso não é usual nas culturas organizacionais, o que é algo para refletir que desenvolveremos a seguir.
A war room, por su natureza gera estresse e desgaste organizacional, ela é uma prova de que estratégias e soluções podem ter falhado, situações de risco organizacional não foram previstas exigindo um esforço concentrado em um tempo mínimo para repensar o rumo, alocar recursos e criar novas soluções. Ao envolver vários níveis hierárquicos, necessariamente haverá desconforto já que a pressão sobre os cargos inferiores será alta e eles estarão expostos ao escrutínio dos superiores em um momento de vulnerabilidade. Por sua parte, os cargos superiores terão a pressão de conciliar a estratégia maior da empresa, talvez para os meses ou anos seguintes com a solução que vão desenvolver em algumas horas e sem as contar com todas as possíveis soluções técnicas, informações mais completas ou condições emocionais ideais.
War rooms são respostas exepcionais a problemas excepcionais mas, muitas vezes, as crises se eternizam, não são resolvidas pontualmente exigindo um esforço continuado ou, pior, a equipe é chamada repetidas vezes para resolver o mesmo problema, constituindo uma verdadeira ‘war room weekly’ que vai provocar frustração, ansiedade e perda de talento ou, pior, a ascenção de profissionais com perfil conflitivo que crescem nas crises e contaminam todo o ambiente.
Quais os problemas de Gestão Organizacional a existência de uma war room pode revelar:
Falta de Planejamento Adequado, a necessidade de uma war room pode indicar que a organização não planejou adequadamente as suas operações ou projetos. A gestão pode estar constantemente em modo de crise, reagindo a problemas emergentes em vez de antecipá-los e preveni-los em uma estratégia maior.
Comunicação Deficiente, a concentração de tomada de decisão em uma war room pode ser um sinal de que a comunicação entre diferentes departamentos ou equipes é insuficiente e ineficaz. A war room poderia ser substituida uma reunião recorrente de baixa intensidade e com pauta pública e antecipada que se tornasse o ponto central de informações, algo que deveria ser distribuído e bem comunicado ao longo da organização.
Dependência de Liderança Centralizada, se a gestão de crises ou projetos críticos depende fortemente de uma war room, isso pode sugerir uma falta de autonomia, delegação e empoderamento das equipes. A liderança centralizada pode sobrecarregar os líderes e reduzir a capacidade das equipes de tomar decisões de forma autônoma, atrasando o amadurecimento e bloqueando a agilidade.
Reatividade em vez de Proatividade, a necessidade constante de uma war room pode ser um sinal de que a organização está sempre reagindo aos problemas num clima de crise constante. Problemas são resolvidos à medida que surgem, em vez de serem antecipados e prevenidos através de estratégias e processos eficazes.
Ineficácia nos Processos e Sistemas, a criação de uma war room pode expor falhas nos processos e sistemas internos. Se a gestão de um projeto ou a resolução de uma crise exige um esforço concentrado e intensivo, isso pode indicar que os processos normais não são suficientes para lidar com situações críticas.
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