Todos os profissionais de dados já tivemos que lidar com a situação de precisar entender um produto de dados, rastreando a linhagem ou tentando descobrir o que um dado significa ou porque está ali e descobrir que o conhecimento necessário só existe na cabeça de um profissional que foi embora, morreu ou, pior, foi contratado por um concorrente. A documentação é uma etapa essencial e inescapável da construção de um sistema que deve ser atacada assim que for possível.
A documentação de processos e recursos de dados é um aspecto essencial na gestão de qualquer organização. Ela serve como uma espinha dorsal, garantindo que todos os envolvidos compreendam como os processos operacionais funcionam e como os dados são geridos e utilizados. Embora a criação dessa documentação possa apresentar desafios significativos, os benefícios são indiscutíveis para a eficiência, conformidade, continuidade das operações, progresso pessoal e saúde mental da equipe.
Vamos fazer de conta que não sabemos que a documentação é importante e listar as suas vantagens:
Ela facilita a comunicação e colaboração. A documentação clara e detalhada permite que os funcionários, independentemente de seu nível hierárquico ou área de atuação, entendam os processos e recursos de dados da organização. Isso promove uma comunicação mais eficaz e colaboração entre diferentes departamentos.
Ela é Garantia de Conformidade. Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentos rigorosos sobre a gestão de dados e processos operacionais. A documentação adequada ajuda a garantir que a organização esteja em conformidade com essas normas, evitando penalidades e dando segurança ao lidar com os dados.
Apoia a Continuidade dos Negócios. Em caso de mudanças na equipe, a documentação de processos e dados serve como um guia para novos funcionários, garantindo que eles possam se adaptar rapidamente e manter a continuidade das operações sem interrupções e sem ficar caçando o especialista.
Permite a Melhoria Contínua. A documentação fornece uma base sólida para a análise e melhoria contínua dos processos. Com um registro claro do estado atual, a organização pode identificar áreas de melhoria, implementar mudanças e medir os resultados de maneira eficaz. Além disso, permite o estudo independente e a descoberta de valor.
Por que pode ser difícil criar a documentação
Exige Tempo e Recursos. A criação de documentação detalhada exige um investimento significativo. Muitas organizações, especialmente as de menor porte, podem encontrar dificuldades em alocar pessoal e tempo suficientes para essa tarefa porque estão ocupadas garatindo atividades que geram receita.
Necessidade de Atualização Contínua. Processos e sistemas de dados estão em constante evolução. Manter a documentação atualizada à medida que ocorrem mudanças é um desafio que exige um esforço sustentado e disciplinado.
A Complexidade dos Sistemas. Em organizações grandes e diversificadas, os sistemas e processos podem ser extremamente complexos. Documentar esses sistemas de maneira compreensível e útil pode ser uma tarefa monumental que concorre com outras necessidades.
A Resistência Cultural. Em alguns casos, pode haver resistência por parte dos funcionários em adotar e seguir a documentação formalizada. Isso pode ser devido a uma cultura organizacional que não valoriza a documentação ou à preferência por métodos informais de compartilhamento de informações. Se o conhecimento está disponível apenas na cabeça de um analista, pode ser percebida como um elemento de prestígio e poder do qual será difícil abrir mão.
E como superar essas dificuldades?
Implemente Ferramentas de documentação colaborativa, como wikis corporativos e sistemas de gestão de documentos, cuja atualização esteja amarrada ao fluxo de mudanças. Integre a atualização da documentação como parte dos processos diários da organização, ao invés de tratá-la como uma tarefa separada.
Torne a documentação parte da cultura. Treine e reforce continuamente a equipe sobre a importância da documentação e trabalhe constantemente a necessidade de melhorar a qualidade da documentação como forma de melhorar a qualidade e o aumentar o valor do trabalho de todos.
Ao contar com uma documentação completa e de qualidade, o tempo dos analistas pode ser dedicado a tarefas de maior valor e com melhores recompensas!
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